Как перейти на электронные накладные в Беларуси: пошаговый порядок подключения

Переход на электронные накладные в Беларуси начинается не с установки программы. Сначала компании нужно подготовить электронную подпись, идентификаторы организации и товаров, выбрать EDI-провайдера и решить, откуда сотрудники будут работать с документами — из личного кабинета или прямо из 1С.

Если пропустить подготовительный этап, проблема обычно обнаруживается на первой же реальной отгрузке: у точки нет GLN, товар отсутствует в ePASS, интеграция с 1С требует доработки или контрагент работает через другого оператора.

Разберём порядок подключения по шагам.

Что такое электронные накладные

В Беларуси товарно-транспортная накладная и товарная накладная могут оформляться в виде электронных документов — ЭТТН и ЭТН.

Согласно требованиям к механизму электронных накладных, ЭТТН и ЭТН считаются созданными, когда документ подписан электронной цифровой подписью и передан и получен через оператора электронного документооборота — EDI-провайдера. Работать с такими накладными могут аттестованные EDI-провайдеры — резиденты Республики Беларусь.

EDI здесь отвечает именно за структурированный обмен данными между информационными системами. Документ проходит по установленному формату, а его реквизиты могут обрабатываться программами без повторного ручного ввода.

Шаг 1. Получить электронную цифровую подпись

Первым пунктом официальной инструкции Центра систем идентификации стоит получение ЭЦП.

Она понадобится для подписания электронных накладных.

До подключения стоит определить, кто в компании будет подписывать документы и как построена работа при отпуске или отсутствии этого сотрудника. Если накладные выпускает склад в две смены, схема, завязанная на одного человека с одной подписью, быстро станет неудобной.

Сама ЭЦП и права сотрудников лучше подготовить до тестирования обмена. Тогда первый документ можно прогнать в условиях, близких к рабочим.

Шаг 2. Получить GLN и проверить данные организации

Для электронных накладных используется GLN — глобальный номер местонахождения.

Центр систем идентификации указывает, что в ЭТТН и ЭТН должны использоваться GLN организации или ИП, а также соответствующих объектов — например, мест отгрузки и разгрузки. Эти номера проверяются по системе ePASS.

Поэтому одной регистрации головной организации может оказаться мало.

Допустим, товар отгружается с отдельного склада. Если в электронном документе требуется идентифицировать именно эту точку, соответствующие данные должны быть подготовлены заранее.

На этом этапе полезно составить перечень своих складов, магазинов и других мест, которые реально участвуют в движении товара. Потом сверить его с тем, что зарегистрировано в системе.

Шаг 3. Разобраться с GTIN товаров

Следующий участок — товарный справочник.

В электронных накладных используются GTIN товаров. Центр систем идентификации проверяет наличие GLN и GTIN в ePASS; если обязательные данные не зарегистрированы, электронная накладная может быть отклонена.

Дальнейшие действия зависят от того, какие коды уже есть у продукции.

Для товаров с белорусскими GTIN с префиксом 481 Центр систем идентификации указывает, что они уже зарегистрированы в ePASS.

Если у продукции иностранный GTIN, сначала проверяется его легальность, после чего товар с таким кодом можно зарегистрировать в ePASS в установленном порядке.

Когда GTIN у товара вообще нет, организация может оформить возможность присваивать ему белорусские GTIN и зарегистрировать продукцию.

Именно здесь нередко обнаруживается старый «зоопарк» номенклатуры: один и тот же товар заведен несколько раз, штрихкод хранится в комментарии, код поставщика принят за GTIN. Перед запуском ЭДО такие вещи лучше расчистить.

Шаг 4. Проверить карточки товаров в 1С

Регистрация в ePASS сама по себе не исправит данные в учетной системе.

Если электронная накладная создаётся из 1С, необходимые реквизиты должны корректно храниться и там. Иначе бухгалтер будет каждый раз дополнять документ вручную после выгрузки.

Проверьте номенклатуру хотя бы по тем товарам, которые идут в первые тестовые поставки: наименование, единицы измерения, идентификационные коды и другие реквизиты, которые используются в вашей схеме электронного обмена.

Для маркированных и прослеживаемых товаров этот этап особенно важен. Центр систем идентификации отдельно публикует алгоритмы внедрения электронных накладных для компаний, работающих с такими товарными группами.

Шаг 5. Выбрать EDI-провайдера

После подготовки ЭЦП, организации и товарных данных официальный порядок предусматривает выбор провайдера ЭДО и заключение договора.

Проверять оператора нужно в официальном реестре Центра систем идентификации. Там находятся EDI-провайдеры, получившие аттестат на передачу и получение электронных накладных.

Но наличие аттестата — только обязательный минимум. Дальше уже начинаются рабочие вопросы:

какие конфигурации 1С поддерживаются, можно ли обмениваться документами через других операторов, как устроен архив, есть ли API, как работает техподдержка и сколько будет стоить ваш объем документов.

На сайте «Экономика-софт» представлены решения ILEX и ЭДиН. Посмотреть варианты можно в разделе система электронного документооборота.

Шаг 6. Решить, где сотрудники будут работать с накладными

Для небольшой компании с несколькими документами в неделю может быть приемлем отдельный веб-интерфейс EDI-сервиса.

Когда накладные уже формируются в 1С десятками или сотнями, ручное переключение между программами начинает съедать время.

Схема получается примерно такая: документ сделали в 1С, потом открыли кабинет провайдера, нашли его еще раз, подписали, после отправки вернулись проверить статус. И так весь день.

Поэтому при выборе провайдера важно заранее посмотреть работу именно из вашей конфигурации 1С.

Для ILEX на странице «Экономика-софт» заявлен обмен электронными документами непосредственно из учетной системы, а также работа через веб-интерфейс или API. Для запуска предлагается настроить интеграцию, добавить контрагентов и провести тестовый обмен.

Если база доработанная, совместимость лучше проверять отдельно. Формулировка «поддерживает 1С» еще не говорит, как модуль поведет себя в конфигурации, которую несколько лет меняли под компанию.

Шаг 7. Проверить контрагентов и роуминг

Переходить на электронные накладные в одиночку неудобно: документы идут между организациями, поэтому стоит заранее проверить основных покупателей и поставщиков.

Через каких EDI-провайдеров они работают? Есть ли обмен между вашим оператором и их сервисами?

Например, для ILEX на странице «Экономика-софт» заявлен роуминг с другими аттестованными EDI-провайдерами Беларуси без дополнительных затрат и автоматическая настройка такого обмена.

Для другого сервиса условия могут отличаться. Поэтому лучше взять несколько реальных контрагентов и проверить их еще до промышленного запуска.

Особенно крупных — тех, ради которых задерживать отгрузку совсем не хочется.

Шаг 8. Настроить обмен с 1С

Техническая часть зависит от выбранного EDI-провайдера и конфигурации.

Перед настройкой стоит зафиксировать ожидаемый процесс. Например:

сотрудник создает накладную в 1С → проверяет данные → подписывает документ → отправляет → получает статус → контрагент принимает документ.

Чем меньше ручных переходов между системами, тем спокойнее эта схема работает при большом объеме.

Нужно также понять, кто отвечает за обновление интеграционного модуля. Форматы документов и требования меняются, конфигурация 1С тоже обновляется. Если между ними стоит доработка пятилетней давности, рано или поздно она напомнит о себе.

Шаг 9. Провести тестовый обмен

Не начинайте с сотни накладных.

На странице ILEX среди этапов запуска прямо указан тестовый обмен до начала полноценной работы.

Возьмите одну обычную поставку. Не специально подготовленный идеальный товар, а нормальный рабочий документ с теми же складами, контрагентами и номенклатурой, которые будут использоваться после запуска.

Проверьте весь маршрут:

1. документ корректно сформировался в учетной системе;
2. все обязательные реквизиты передались;
3. ЭЦП сработала;
4. провайдер принял накладную;
5. контрагент ее получил;
6. в 1С или кабинете виден актуальный статус документа.

Если тест не проходит, разбираться легче с одной накладной, а не с очередью отгрузок у ворот склада.

Что делать с маркированными и прослеживаемыми товарами

Для таких товаров электронный документооборот нужно настраивать с учетом дополнительных требований к сведениям о продукции.

EDI-провайдеры должны обеспечивать работоспособность своих систем во взаимодействии с МНС по сведениям, подлежащим контролю и включению в программный комплекс системы прослеживаемости товаров.

На странице ILEX у «Экономика-софт» прямо заявлена работа с электронными накладными по маркированным и прослеживаемым товарам.

Перед запуском лучше проверить именно свою категорию продукции. Не общий демонстрационный документ, а реальную операцию: конкретный товар, ваша карточка в 1С, ваши коды и ваш контрагент.

Так сразу станет видно, какие сведения система берет автоматически, а где еще остается ручная работа.

Нужен ли электронный архив

EDI-провайдер обязан обеспечивать защиту и хранение информации об электронных накладных и иметь систему резервного копирования.

Но компании важна еще одна сторона вопроса — насколько удобно этими документами пользоваться потом.

Попробуйте на демонстрации найти старую накладную по контрагенту или номеру. Уточните, можно ли выгружать документы, как долго остается доступ к архиву и какие условия действуют после прекращения договора.

У ILEX, например, заявлен электронный архив с поиском и удаленным доступом к документам.

Сколько времени занимает переход

Единого срока нет.

Компания, у которой уже есть ЭЦП, зарегистрированные GLN и GTIN, чистая номенклатура и типовая 1С, находится в одной ситуации. Предприятие с несколькими складами, тысячами товарных карточек и доработанной учетной системой — совсем в другой.

Чаще всего задержка возникает не на самой установке модуля EDI. Время уходит на подготовку товарных данных, проверку идентификаторов, согласование работы с контрагентами и адаптацию учетной системы.

Поэтому дату запуска лучше назначать после предварительной проверки этих участков.

Что подготовить перед подключением

До обращения к провайдеру полезно собрать один рабочий пакет информации:

• используемая конфигурация и версия 1С;
• наличие собственных доработок;
• количество входящих и исходящих накладных в месяц;
• список складов и других объектов отгрузки;
• основные товарные группы;
• наличие маркируемых и прослеживаемых товаров;
• несколько крупных контрагентов и их EDI-провайдеры;
• данные о действующей ЭЦП, GLN и регистрации товаров.

С таким набором уже можно обсуждать не абстрактное «подключите нам ЭДО», а конкретный процесс.

Как организовать подключение через «Экономика-софт»

В каталоге «Экономика-софт» представлены сервисы электронного документооборота ILEX и ЭДиН. Компания также занимается внедрением и сопровождением решений 1С, поэтому при подключении можно сразу учитывать существующую учетную систему и ее доработки.

Для ILEX «Экономика-софт» указывает настройку интеграции с 1С, роуминг, поддержку пользователей и обновления. Сам сервис позволяет работать с электронными накладными через 1С, веб-интерфейс или API.

Выбор конкретного решения имеет смысл делать после проверки вашего объема документов, конфигурации 1С и контрагентов. Иногда решающим оказывается тариф. Иногда — нормальный обмен с доработанной базой или работа с нужным оператором через роуминг.

Коротко: порядок перехода

Для перехода на электронные накладные в Беларуси компания получает ЭЦП, регистрирует GLN и необходимые данные о товарах, выбирает аттестованного EDI-провайдера, заключает договор и настраивает рабочий способ обмена. Официальная инструкция Центра систем идентификации строится именно вокруг этой последовательности.

Дальше уже начинается внутренняя работа: привести в порядок 1С, проверить контрагентов, провести тестовую отправку и только после этого переводить основной поток документов.

Самый полезный тест здесь очень простой. Сотрудник должен взять обычную накладную, отправить ее привычным способом и увидеть результат без ручного переноса половины реквизитов между системами. Если для каждой отгрузки требуется отдельный мини-квест, настройку лучше довести до ума до запуска.