Когда ФНС вправе истребовать документы по статье 93.1 НК РФ

Правовая основа истребования документов по ст. 93.1 НК РФ

Статья 93.1 НК РФ охватывает несколько ситуаций, которые нельзя смешивать. При проверке другого налогоплательщика инспекция может получать связанные с ним документы и сведения у контрагента или иного лица. Вне рамок проверок действует другое основание: обоснованная необходимость получить материалы о конкретной сделке.

Указание в требовании на пункт 2 статьи 93.1 — еще не вывод о его законности. Нужно изучить само содержание: зачем нужны материалы, какую операцию они подтверждают и у кого запрошены.

Конкретная сделка: какие признаки считаются достаточными

Конституционный Суд РФ в Определении от 07.04.2022 № 821-О указал: предмет истребования может быть задан любым ясным и недвусмысленным признаком. Это могут быть товар или партия, работа, услуга, время поставки, сторона или первичный документ.

Поэтому нельзя сводить проверку к наличию всех формальных реквизитов. Если номер договора не назван, но из контрагента, товара, даты и счета-фактуры понятна операция, полный отказ опасен. Но если формулировка охватывает всю деятельность компании за длительный период и не позволяет выделить сделку, нужны уточнения.

Может ли требование охватывать несколько сделок

Сама по себе множественность операций не делает запрос незаконным. В одном требовании могут быть определены несколько сделок и контрагентов. Ключевой вопрос — можно ли отделить эти операции от прочей деятельности и понять связь запрошенных данных с ними.

Как проверить требование ФНС до подготовки ответа

Начинать сбор папок сразу после получения требования неэффективно. Сначала нужна карта «пункт запроса — сделка — документ — решение».

1. Зафиксируйте дату получения, номер требования, канал доставки и срок ответа.
2. Определите основание: пункт 1, 1.1 или 2 статьи 93.1 НК РФ.
3. Выпишите признаки, по которым опредены сделка, стороны и период.
4. Сопоставьте каждый пункт с учетом, первичными документами и данными о сделке.
5. Отметьте, что уже представлялось, чего у компании нет и какие позиции нуждаются в уточнении.
6. Назначьте единого ответственного за комплект, опись и отправку в налоговый орган.

Пределы запроса: что относится к сделке, а что нет

Статья 93.1 НК РФ не содержит закрытого списка документов. Поэтому нельзя отказывать только потому, что название документа не понравилось или он не считается первичным. Важна фактическая связь с операцией.

Обычно связь со сделкой может иметь

• договор, спецификации, заказы и дополнительные соглашения;
• счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты и накладные;
• платежные, транспортные и складские материалы по операции;
• деловая переписка и сведения о фактическом исполнении;
• фрагменты регистров и отчетности, если они позволяют проверить именно указанную сделку.

Спорной частью могут быть

• документы по всей деятельности бизнеса без возможности выделить нужную операцию;
• кадровые, управленческие или финансовые данные, связь которых с предметом не объяснена;
• сведения о других контрагентах, договорах и счетах, не относящихся к определенной сделке;
• избыточный массив персональных данных, если для подтверждения операции он не нужен.

Большой объем сам по себе не доказывает незаконность. Позиция становится сильнее, когда компания по каждому спорному пункту объясняет, почему он не позволяет проверить именно указанную операцию.

Срок и порядок ответа на требование вне проверки

По пункту 2 статьи 93.1 НК РФ документы или информация о конкретной сделке представляются в течение 10 рабочих дней со дня получения требования. Для иных оснований статьи 93.1 срок может отличаться, поэтому его нельзя считать по общей памятке без проверки основания.

Если подготовить комплект вовремя невозможно, не следует ждать окончания срока. В порядке пункта 5 статьи 93.1 направляют уведомление о невозможности представить всё в установленный срок. В нем указывают причины, объем и реальную дату передачи. Решение о продлении принимает налоговый орган.

Если документов нет, об этом также сообщают письменно. Ответ должен объяснять причину: документ не создавался, не получался, был утрачен либо хранится у другого лица. Излагать нужно факты, а не создавать несуществующие документы задним числом.

Законный отказ: как оформить позицию без молчания

Безопаснее говорить не об «отказе от требования», а о мотивированном непредставлении отдельных позиций. Полное игнорирование создает риск штрафа и лишает компанию возможности показать, что она разделила законную и спорную части.

Что включить в письмо

• реквизиты требования и дату его получения;
• перечень представленных документов с количеством файлов или листов;
• точные пункты, которые не исполняются полностью или в части;
• отдельное обоснование по каждой спорной позиции;
• ссылки на пункт 2 статьи 93.1 НК РФ и применимую судебную позицию;
• просьбу уточнить сделку или связь документа, если это невозможно понять из требования.

По пунктам, относящимся к указанной в требовании сделке, документы представляются по описи. По остальным пунктам связь с конкретной сделкой из текста требования не прослеживается. Просим уточнить предмет истребования и признаки, позволяющие определить сделку.

Это не готовый шаблон для любой ситуации. Текст нужно адаптировать под фактические пункты, состав документов и известные компании сделки.

Повторные запросы и отсутствующие документы

Если документ уже передавался в налоговый орган, недостаточно написать «представлялся ранее». Нужны дата, номер прежнего требования, адресат, способ отправки и опись. После этого проверяют ограничения повторного истребования и исключения из них.

При отсутствии материала важно разделить три ситуации. Документ мог не формироваться по характеру операции, не находиться у адресата или быть утрачен. В каждом случае письмо должно сообщать правдивую причину и опираться на подтверждающие данные.

Штрафы за непредставление документов и информации

Требование может одновременно содержать перечень документов и вопросы о сделке. Поэтому нельзя называть один штраф как универсальный. Квалификация зависит от того, что именно не представлено, кому адресован запрос и как сформулирован его предмет.

Пункт 2 статьи 126 НК РФ также предусматривает отдельную санкцию за непредставление сведений о налогоплательщике или отказ передать имеющиеся документы. Перед расчетом риска нужно определить, какую именно часть статьи инспекция вменяет. Механически складывать все названные штрафы нельзя.

Когда достаточно внутренней проверки, а когда нужен юрист

Компания может подготовить ответ самостоятельно

• сделка и все пункты требования определены однозначно;
• первичные документы, платежи и отчетность не противоречат друг другу;
• комплект можно собрать в срок, а спорных пунктов нет.

Правовая защита особенно важна

• запрос охватывает много контрагентов, периодов и видов операций;
• часть материалов не связана с определимой сделкой или содержит избыточные данные;
• документы по сделке выявили налоговый риск, расхождение по НДС или проблему с реальностью исполнения;
• нужно обжаловать требование, действие инспекции или решение о штрафе.

Обжалование и ответ на требование — это разные процессуальные действия. Сама по себе жалоба не должна восприниматься как автоматическая отсрочка исполнения.

Частые вопросы об истребовании вне рамок проверок

Может ли ФНС запросить документы, если проверка не назначена?

Да. Пункт 2 статьи 93.1 НК РФ разрешает это при обоснованной необходимости получить документы или информацию о конкретной сделке.

Обязана ли инспекция указать номер и дату договора?

Не всегда. Позиция КС РФ допускает любой ясный признак, позволяющий однозначно определить сделку. Отсутствие одного реквизита еще не дает основания не отвечать.

Каков срок ответа по пункту 2 статьи 93.1?

Десять рабочих дней со дня получения требования. Если подготовить всё вовремя нельзя, нужно без промедления направить процессуальное уведомление с причинами и предлагаемой датой.

Можно ли не представлять штатное расписание или оборотно-сальдовую ведомость?

Не автоматически. Сначала нужно оценить, может ли документ подтвердить фактическое исполнение или данные по конкретной операции. При отсутствии такой связи нужно мотивировать позицию по конкретному пункту.

Можно ли отказать из-за большого объема?

Обычно нет. Большой объем не делает требование незаконным. Он может быть основанием для своевременного уведомления о невозможности представить всё в срок.

Приостанавливает ли жалоба обязанность ответить?

Не следует исходить из автоматической приостановки. Ответ, уведомление, жалобу и ходатайство нужно синхронизировать по срокам и предмету.