Трансграничный ЭДО уже давно должен был стать стандартом для компаний Беларуси и Казахстана, но переход идёт медленно, а бизнес продолжает жить в бумажных потоках, теряя время, деньги и управляемость. Даже осознавая, что цифровой документооборот является быстрым, надежным и дешевым, многие организации продолжают сталкиваться с барьерами, которые мешают перейти к полноценному цифровому обмену документами между странами.

Главной проблемой является не уровень развития технологий, а юридические и организационные риски, страхи и отсутствие прозрачных инструментов. Разберем причины, по которым трансграничный ЭДО между странами развивается медленно.

1. Разные форматы и правила оформления юридически значимых документов — компании боятся ошибиться

Беларусь и Казахстан используют свои форматы, свои требования к полям, структуре и юридической силе электронных документов.

И это приводит к реальной боли бизнеса:

• документ, который юридически корректен в одной стране, может быть отклонен в другой;
• компании вынуждены дублировать данные вручную, чтобы документ соответствовал нужному формату;
• логисты и бухгалтеры тратят часы на проверку, боятся допустить ошибку, которая может заблокировать сделку;
• руководители видят риски и предпочитают оставаться на бумаге, чтобы не потерять партнёра или груз.

Участники обмена понимают: один неверный реквизит — и документ не примут ни налоговые органы, ни партнёры. В итоге, теоретический страх потерять деньги блокирует возможность заработать.

2. Компании боятся перестраивать процессы — уходить от бумажных процессов кажется слишком сложным

Даже если работать с бумажными документами очевидно медленно и неудобно, компании продолжают выбирать привычные методы, думая, что выбирают комфорт.

На оформление и отправление бумажных документов тратятся месяцы и сотни часов, когда процесс можно сократить до минут. Если речь идет о трансграничном ЭДО, отдать предпочтение электронному документообороту, значит увеличить прибыль, ведь для перехода к электронным документам не нужно останавливать рабочие процессы.

3. Юридические риски воспринимаются как угроза — компании хотят гарантий

Трансграничные операции всегда несут больше рисков, и компании справедливо боятся:

• поддельных документов;
  
  
• неподтверждённых электронных подписей;
  
  
• технических сбоев, из-за которых документ «зависнет»;
  
  
• отказа партнера признать электронный документ;
  
  
• вопросов от налоговых органов обеих стран.

Бизнес хочет юридической защищенности, а не просто цифровых файлов. Без прозрачного механизма проверки подлинности документов и статусов эти юридические риски оправданны.

Почему это тормозит развитие трансграничного ЭДО на годы

Пока компании сомневаются, рынок теряет миллионы:

• грузы задерживаются из-за бумажных подписей;
  
  
• логисты тратят часы на перепроверку документов;
  
  
• бухгалтерия сталкивается с избыточным объёмом документов:
  
  
• партнеры теряют доверие из-за несогласованных процессов.

Бумажные документы кажутся безопасными, однако продолжает забирать деньги бизнеса каждый день: задержками, ошибками, человеческим фактором и репутационными потерями.

Как перейти на трансграничный ЭДО без риска с сервисом MetaEra

Удобные инструменты для перехода на трансграничный ЭДО без хаоса и юридических рисков уже есть. Современная система электронного документооборота MetaEra снимает юридические, организационные и технические барьеры.

Что это меняет:

• Обмен формализованными и неформализованными документами

MetaEra позволяет обмениваться товаросопроводительными документами, договорами, дополнительными соглашениями, коммерческими предложениями, подписанными электронной цифровой подписью.

• Проверка подлинности

Сервис автоматически проверяет сертификаты ЭЦП всех участников обмена. Это защищает от фиктивных компаний и делает юридическую значимость документов безусловной для каждой стороны.

• Снижение организационного стресса

С MetaEra сотрудникам не нужно контролировать цепочку согласования и подписания: обмен работает автоматически, информационные уведомления отправляются вовремя, а статус всегда обновлен. В результате у бухгалтерии, логистов и юристов существенно снижается вероятность допущения ошибок.

• Прозрачность статусов

MetaEra отображает каждый этап: создан, подписан, отправлен, получен второй стороной. Любой участник видит, кем именно и когда был подписан документ электронной цифровой подписью. Это устраняет недопонимание, ускоряет процессы и предотвращает задержки поставок.

• Плавный переход без остановки процессов

Сервис подключается к существующим процессам, работает параллельно с бумажными документами и постепенно полностью заменяет их без риска парализовать работу.

Благодаря MetaEra бизнес перестает бояться ошибок в международной среде, ведь система берет контроль на себя: работает точно, быстро и безопасно.

Подробности о работе сервиса — на сайте https://metaera.by.